O ano começou com diversas mudanças em curso quando falamos das relações trabalhistas no Brasil. Enquanto muitas questões ainda estão sendo discutidas, mantendo o setor empresarial antenado, como a ação que proibe demissões sem justa causa, que deve ser votada até o final de março, trazendo preocupações. Outros pontos já estão em transformação e devem ser acompanhados pelo empresariado brasileiro. Uma das mudanças já consolidadas é a chegada do eSocial, que substitui importantes etapas, incluindo aquelas relacionadas ao reporte de processos trabalhistas.
O envio dos reportes começaria em 16 de janeiro deste ano, mas foi prorrogado. Devendo, contudo, ser exigido a partir de 1º de abril, quando a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e a de Informação à Previdência (GFIP) correspondentes a processos trabalhistas serão descontinuadas e substituídas pelo eSocial, um sistema informatizado da administração pública que recebe informações sobre pagamentos realizados a trabalhadores e gera informações para pagamentos de tributos e declarações trabalhistas, bem como previdenciárias.
Isso faz com que as empresas tenham que adaptar sistemas para realizarem o reporte. Gerando, portanto, dúvidas sobre quais obrigações deverão ser retificadas em razão das decisões judiciais envolvendo a relação de emprego.
Estima-se, portanto, que a implementação do eSocial mude consideravelmente a forma como as empresas administram as informações de seus funcionários. Além disso, o sistema também irá exigir que as empresas transmitam informações sobre os trabalhadores de forma mais frequente e precisa, o que pode afetar os processos trabalhistas.
Uma das principais exigências do eSocial é que as empresas precisam fornecer informações sobre os trabalhadores de forma digital, incluindo dados pessoais, informações sobre o contrato de trabalho e informações sobre os pagamentos feitos aos trabalhadores. Além disso, as empresas também precisarão transmitir informações sobre acidentes de trabalho, férias, licenças médicas e outros eventos relevantes.
“O desafio para enviar as informações começa na necessidade de controles e funcionalidades sistêmicas para o reporte. Assim como também na interpretação do tratamento que deve ser dado às alterações de dados já reportados, sejam cadastrais ou financeiros”, explica o sócio-diretor da área de Consultoria Trabalhista e Previdenciária da KPMG no Brasil, Marcos Ricardo. Essas obrigações estão sendo gradativamente substituídas por novos eventos, com arquivos eletrônicos, os quais são integrados no eSocial.
Ressaltando, ainda, que o reporte das informações não é trivial, sendo composto por quatro eventos:
S-2500 – Processo Trabalhista;
S-2501 – Informações dos Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista;
S-3500 – Exclusão de Eventos – Processo Trabalhista;
S-5501 – Informações Consolidadas de Tributos Decorrentes de Processo Trabalhista.
O especialista destaca ainda que, conforme há uma modernização das obrigações acessórias trabalhistas e previdenciárias, a Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) também será extinta em breve.
“O ano de 2023 será o último ano-calendário a ser reportado nesse formato de obrigação. Além disso, outro aspecto relevante é que os casos são amplamente diversos, mas situações como casos que envolvam reintegração de trabalhador com pagamento de salários retroativos e eventual condenação adicional às diferenças salariais, devem impactar uma série de eventos do eSocial”, diz Ricardo. Como exemplos ele cita eventos próprios para reporte de reintegração, remuneração do trabalhador e futuros eventos relativos aos processos trabalhistas.
“A cada avanço do eSocial, podemos observar que parte das empresas são surpreendidas por uma implementação mais complexa que uma simples atualização sistêmica. Isso, pois, não raramente, alguns processos que resultam em informações trabalhistas, previdenciárias, de saúde e segurança do trabalho, necessitam de uma revisão profunda e de ajustes para que os diferentes agentes que contribuem nestes processos o façam de maneira completa e no prazo exigido para o reporte das informações”, complementa Marcos Ricardo, da KPMG.
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Implementação do eSocial e o valor da gestão de informações
A implementação do eSocial também vai exigir que as empresas adaptem seus processos internos para se adequarem às novas exigências. Isso inclui a necessidade de treinar funcionários para utilizar o sistema e garantir que as informações transmitidas sejam precisas e atualizadas.
“É fato que toda nova modernização de sistemas e processos gere mudanças significativas. Se de um lado temos um desafio, também podemos ganhar em eficiência e precisão na gestão de informações. Hoje, um dos assets mais preciosos de qualquer negócio. As empresas que se adequarem rapidamente às novas exigências poderão ter uma vantagem competitiva, enquanto aquelas que não se adaptarem poderão enfrentar problemas trabalhistas e sanções fiscais”, opina Mariana Santos, advogada trabalhista.
